Partecipare a una fiera del fumetto, del cosplay o della cultura pop come visitatore è semplice: si acquista il biglietto e si entra. Partecipare come standista, invece, richiede un po' più di organizzazione.
Illustratori, artisti, crafter, maker, propmaker, negozi e piccoli brand possono utilizzare fiere e convention per mostrare il proprio lavoro, incontrare il pubblico e vendere i propri prodotti. Ma come si ottiene uno stand? Quanto spazio serve? Cosa bisogna preparare? E soprattutto, come scegliere l'evento giusto?
In questa guida vediamo i principali aspetti da considerare per partecipare a una fiera come standista, dalla ricerca degli eventi fino all'allestimento dello spazio espositivo.
Chi può partecipare a una fiera come standista?
Dipende dalla manifestazione.
Le fiere dedicate a fumetti, cosplay, videogiochi e cultura pop possono prevedere diverse aree espositive, ognuna con proprie modalità di partecipazione.
Tra gli espositori possiamo trovare:
- illustratori e disegnatori;
- crafter e artigiani;
- maker e propmaker;
- autori indipendenti;
- case editrici;
- negozi di fumetti, manga e gadget;
- brand legati al mondo nerd e cosplay;
- associazioni;
- sviluppatori indipendenti;
- collezionisti e rivenditori, quando previsti dal regolamento.
Non tutte le manifestazioni accettano però le stesse categorie. Alcune distinguono, per esempio, tra area commerciale, Artist Alley e area handmade.
Prima di inviare una richiesta è quindi fondamentale capire quale area della manifestazione sia più adatta alla propria attività.
Artist Alley, area handmade o stand commerciale?
Questa distinzione è importante, perché modalità di accesso, dimensioni dello spazio e costi possono essere molto diversi.
Artist Alley
L'Artist Alley è generalmente dedicata ad artisti e creativi che presentano le proprie opere.
È possibile trovare illustratori, fumettisti, graphic designer, autori indipendenti e altri creativi che espongono stampe, illustrazioni e produzioni personali.
Spesso lo spazio consiste in un tavolo o in una postazione relativamente piccola, ma ogni manifestazione stabilisce le proprie regole.
Area handmade
L'area handmade o crafter è invece generalmente dedicata alle creazioni artigianali.
Accessori, gioielli, decorazioni, oggetti realizzati a mano e prodotti ispirati alla cultura pop sono alcune delle categorie che possono essere presenti.
Anche in questo caso è importante controllare attentamente cosa può essere esposto e venduto.
Area commerciale
Gli stand commerciali sono generalmente destinati ad attività che vendono prodotti al pubblico e possono avere dimensioni e allestimenti più importanti.
È la soluzione tipica per negozi e aziende, ma condizioni, documentazione richiesta e costi dipendono dalla singola manifestazione.
Come trovare fiere che cercano espositori
Il primo passo è individuare gli eventi compatibili con ciò che vuoi proporre.
Molte manifestazioni pubblicano sul proprio sito o sui propri canali ufficiali una sezione dedicata agli espositori, spesso con indicazioni come:
- “Diventa espositore”;
- “Partecipa come standista”;
- “Area espositori”;
- “Artist Alley”;
- “Area crafter”;
- “Richiedi uno stand”.
In altri casi è necessario contattare direttamente l'organizzazione per chiedere disponibilità, condizioni e modalità di partecipazione.
Conviene iniziare la ricerca con largo anticipo: gli spazi possono essere limitati e le candidature per alcune aree possono chiudere settimane o mesi prima dell'evento.
Come scegliere la fiera giusta
Non sempre la manifestazione più grande è automaticamente quella migliore.
Per un piccolo artista o crafter, una fiera locale con un pubblico molto interessato ai propri prodotti potrebbe essere più interessante di un grande evento con costi e concorrenza maggiori.
Prima di candidarti valuta:
- tipologia di pubblico;
- tema della manifestazione;
- durata dell'evento;
- distanza e costi di viaggio;
- eventuale pernottamento;
- dimensioni dello spazio;
- costo dello stand;
- servizi inclusi;
- presenza di espositori simili;
- storico e caratteristiche dell'evento.
La domanda da farsi non dovrebbe quindi essere soltanto “Quanto pubblico fa questa fiera?”, ma soprattutto “Il pubblico di questa fiera può essere interessato a quello che faccio?”.
Come richiedere uno stand
Una volta individuata la manifestazione, bisogna seguire la procedura prevista dall'organizzatore.
Potrebbe essere disponibile un modulo online oppure un indirizzo email dedicato agli espositori.
Quando contatti un'organizzazione cerca di presentarti in maniera chiara. Indica chi sei, cosa realizzi o vendi e quale tipo di spazio stai cercando.
Se sei un artista o un crafter, può essere molto utile fornire anche:
- portfolio;
- sito web;
- profili social professionali;
- fotografie dei prodotti;
- fotografie di precedenti allestimenti;
- breve descrizione della propria attività.
Un'organizzazione dovrebbe riuscire a capire rapidamente cosa porterai all'evento e che tipo di stand vuoi realizzare.
Quali informazioni chiedere all'organizzatore
Prima di confermare la partecipazione è importante sapere esattamente cosa comprende lo spazio.
Tra le informazioni da verificare ci sono:
- dimensioni dello stand;
- numero e dimensioni dei tavoli inclusi;
- presenza di sedie;
- disponibilità della corrente elettrica;
- eventuali limiti di potenza;
- accesso alla rete Wi-Fi, se disponibile;
- orari di montaggio e smontaggio;
- orari di apertura al pubblico;
- numero di pass espositore inclusi;
- possibilità di lasciare materiale nello stand durante la notte;
- modalità di carico e scarico;
- parcheggi riservati agli espositori;
- regole relative a strutture, banner e allestimenti.
Non dare per scontato che tavolo, corrente o altri servizi siano compresi nel prezzo: verifica sempre le condizioni della singola manifestazione.
Quanto costa partecipare a una fiera come standista?
Non esiste una cifra valida per tutte le manifestazioni.
Il costo può cambiare considerevolmente in base alla dimensione dell'evento, alla posizione dello stand, allo spazio richiesto e alla tipologia di espositore.
Inoltre il prezzo dello stand rappresenta soltanto una parte del budget.
Bisogna considerare anche:
- trasporto;
- carburante e pedaggi;
- parcheggio;
- eventuale hotel;
- vitto;
- allestimento;
- materiale promozionale;
- imballaggi e shopper;
- eventuali servizi aggiuntivi richiesti alla fiera.
Prima di prenotare uno spazio conviene quindi creare un piccolo budget complessivo della trasferta.
Calcola il punto di pareggio
Un calcolo molto semplice può aiutare a capire quanto dovrai vendere prima che la partecipazione inizi effettivamente a produrre un risultato economico positivo.
Somma tutti i costi necessari per partecipare:
stand + viaggio + pernottamento + pasti + allestimento + altri costi = costo totale della fiera.
Questo valore rappresenta una prima indicazione del fatturato necessario per recuperare le spese, ma attenzione: fatturato e guadagno non sono la stessa cosa.
Per una valutazione più realistica devi considerare anche il costo dei prodotti venduti, materiali, commissioni sui pagamenti e gli altri costi legati alla tua attività.
Tenere uno storico delle fiere a cui partecipi può diventare molto utile: dopo alcuni eventi potrai confrontare costi, vendite e risultati e capire quali manifestazioni funzionano meglio per la tua attività.
Come allestire uno stand efficace
Lo stand deve far capire rapidamente cosa proponi.
Una persona che passa davanti alla postazione dovrebbe riuscire in pochi secondi a comprendere il tipo di prodotti o servizi disponibili.
Un buon allestimento dovrebbe essere:
- ordinato;
- riconoscibile;
- coerente con la propria identità;
- facile da osservare anche a distanza;
- semplice da gestire durante i momenti di maggiore affluenza.
Sfrutta anche lo spazio verticale, quando il regolamento lo consente. Espositori, pannelli e supporti possono aiutare a mostrare più prodotti senza riempire eccessivamente il tavolo.
Mostra chiaramente i prezzi
Un visitatore non dovrebbe essere costretto a chiedere il prezzo di ogni prodotto.
Cartellini e listini leggibili rendono l'acquisto più semplice e permettono allo standista di gestire meglio i momenti in cui più persone stanno osservando contemporaneamente lo stand.
Prima della fiera prepara quindi prezzi e materiali informativi invece di improvvisarli durante l'allestimento.
Preparati ai pagamenti
Prima dell'evento decidi quali modalità di pagamento accetterai e assicurati che tutto sia funzionante.
Se utilizzi strumenti elettronici, verifica batterie, connessione e dispositivi prima dell'apertura.
Può essere utile avere con sé:
- smartphone carico;
- power bank;
- cavi di ricarica;
- eventuali dispositivi necessari per i pagamenti;
- materiale per confezionare gli acquisti.
Naturalmente modalità di vendita, documentazione fiscale e adempimenti dipendono dalla propria situazione e dal tipo di attività svolta: è importante verificarli prima dell'evento con le fonti ufficiali o con il proprio professionista di riferimento.
Attenzione a copyright e proprietà intellettuale
Questo è un aspetto particolarmente importante nelle fiere dedicate alla cultura pop.
Il fatto che una manifestazione sia dedicata ad anime, manga, videogiochi o cinema non significa automaticamente che qualsiasi personaggio, logo o immagine possa essere utilizzato liberamente per realizzare prodotti destinati alla vendita.
Fan art, merchandising, riproduzioni di personaggi, loghi e altri elementi appartenenti a opere esistenti possono coinvolgere diritti d'autore, marchi e altre forme di proprietà intellettuale.
Le regole della fiera non sostituiscono le norme applicabili. Se produci o vendi articoli ispirati a proprietà di terzi, è quindi opportuno verificare attentamente la situazione prima di proporli commercialmente.
Cosa portare il giorno dell'allestimento
Preparare una checklist prima di partire riduce parecchio il rischio di dimenticare qualcosa.
Oltre ai prodotti da esporre, valuta di portare:
- conferma della partecipazione e documenti richiesti;
- pass o indicazioni per il ritiro degli accrediti;
- tovaglia o copertura del tavolo, se necessaria;
- espositori;
- cartelli e listini prezzi;
- biglietti da visita;
- QR code verso sito o social;
- nastro adesivo e materiale consentito per l'allestimento;
- forbici e piccoli strumenti, quando ammessi;
- prolunghe o multiprese se previste e consentite;
- power bank;
- shopper e materiale da imballaggio;
- acqua e ciò che può servirti durante la giornata.
Controlla comunque sempre il regolamento dell'evento prima di preparare l'attrezzatura.
Lo stand non serve soltanto per vendere
Valutare una fiera esclusivamente in base alle vendite della giornata può essere riduttivo.
Una manifestazione può essere anche un'occasione per far conoscere il proprio nome, raccogliere nuovi contatti e incontrare direttamente la community.
Un visitatore potrebbe scoprire il tuo lavoro durante l'evento, seguirti sui social e acquistare qualcosa settimane dopo.
Per questo è utile rendere immediatamente disponibili il nome del brand e i propri canali online, per esempio attraverso biglietti da visita o un QR code ben visibile.
Dopo la fiera: misura i risultati
Una volta tornato a casa, dedica qualche minuto a valutare com'è andata.
Puoi registrare:
- costo complessivo della partecipazione;
- vendite effettuate;
- prodotti più richiesti;
- prodotti che hanno attirato interesse ma venduto poco;
- nuovi contatti ottenuti;
- incremento dei follower;
- problemi riscontrati;
- materiale mancato durante l'evento;
- valutazione complessiva della manifestazione.
Dopo diverse fiere avrai dati molto più utili per decidere dove investire tempo e denaro nella stagione successiva.
Come iniziare a partecipare alle fiere
Se è la tua prima esperienza come standista, non è necessariamente indispensabile partire da una delle manifestazioni più grandi.
Una fiera locale può essere un ottimo banco di prova per capire quanto tempo richiede l'allestimento, quali prodotti attirano maggiormente il pubblico, come organizzare i pagamenti e cosa migliorare nello stand.
Potrai poi utilizzare l'esperienza accumulata per valutare eventi più grandi e trasferte più impegnative.
Il primo passo è quindi trovare le manifestazioni compatibili con quello che fai. Consulta gli eventi cosplay in Italia presenti su ItalianCosplay, individua quelli più interessanti e verifica sui canali ufficiali degli organizzatori se sono aperte le candidature per espositori, Artist Alley o area crafter.
Domande frequenti su come partecipare a una fiera come standista
Come si fa a partecipare a una fiera come espositore?
Bisogna verificare le modalità stabilite dall'organizzatore. Molte manifestazioni dispongono di un modulo per espositori, Artist Alley o crafter; altre richiedono un contatto diretto con l'organizzazione.
Quanto costa uno stand a una fiera del fumetto?
Non esiste un prezzo standard. Il costo dipende dalla manifestazione, dalle dimensioni dello spazio, dalla tipologia di area e dai servizi inclusi. Al prezzo dello stand bisogna inoltre aggiungere viaggio, eventuale pernottamento, allestimento e altri costi.
Cos'è l'Artist Alley?
È un'area presente in molte convention dedicata principalmente ad artisti e creativi indipendenti. Regole, prodotti ammessi e modalità di candidatura dipendono dalla singola manifestazione.
Quando bisogna prenotare uno stand?
È consigliabile informarsi con largo anticipo. Le candidature possono aprire diversi mesi prima dell'evento e alcune aree dispongono di un numero limitato di postazioni.
Come posso trovare fiere che cercano standisti?
Controlla i siti e i canali ufficiali delle manifestazioni cercando sezioni dedicate a espositori, Artist Alley e crafter. Puoi utilizzare il calendario di ItalianCosplay per individuare gli eventi e successivamente verificare le modalità di candidatura pubblicate dagli organizzatori.